Título SEO: Servicio de Prevención Propio (SPP): cuándo es obligatorio y cómo constituirlo
Meta description: ¿Cuándo es obligatorio un Servicio de Prevención Propio? Conoce los requisitos del RD 39/1997 y cómo poner en marcha un SPP en tu empresa.
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Servicio de Prevención Propio (SPP): cuándo es obligatorio y cómo constituirlo
Cuando una empresa alcanza determinado tamaño o desarrolla actividades especialmente peligrosas, la organización de la prevención de riesgos laborales adquiere una complejidad mayor.
En determinados supuestos, el Real Decreto 39/1997, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención, establece la obligación de constituir un Servicio de Prevención Propio (SPP).
Pero crear un SPP no consiste simplemente en incorporar uno o varios técnicos de prevención a la plantilla.
Hay que definir una estructura organizativa, determinar las disciplinas preventivas que se asumirán internamente, dimensionar los recursos humanos y materiales, desarrollar procedimientos y coordinar el servicio con aquellas actividades preventivas que permanezcan externalizadas.
Para una organización que debe abordar este proceso por primera vez, la puesta en marcha puede convertirse en un proyecto complejo.
En esta guía explicamos cuándo es obligatorio un Servicio de Prevención Propio, qué requisitos debe cumplir y cuáles son los principales pasos para ponerlo en funcionamiento.
¿Qué es un Servicio de Prevención Propio?
La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales define el servicio de prevención como el conjunto de medios humanos y materiales necesarios para realizar las actividades preventivas destinadas a garantizar una adecuada protección de la seguridad y salud de los trabajadores.
Cuando estos recursos pertenecen a la propia organización hablamos de un Servicio de Prevención Propio.
Según el artículo 15 del Reglamento de los Servicios de Prevención, el SPP debe constituirse como una unidad organizativa específica dentro de la empresa.
Por tanto, no debería entenderse simplemente como un departamento encargado de gestionar documentación relacionada con prevención.
Su función es proporcionar a la empresa conocimiento, capacidad técnica y recursos para gestionar adecuadamente los riesgos existentes y facilitar la integración de la prevención en la organización.
En RCQuality trabajamos precisamente en esta visión integral a través de nuestros servicios de consultoría en Prevención de Riesgos Laborales, ayudando a las organizaciones a estructurar y mejorar sus sistemas de gestión preventiva.
¿Cuándo es obligatorio constituir un Servicio de Prevención Propio?
El artículo 14 del Real Decreto 39/1997 establece tres grandes supuestos relacionados con la constitución de un SPP.
Empresas con más de 500 trabajadores
Las empresas que cuenten con más de 500 trabajadores deben constituir un Servicio de Prevención Propio.
En este caso, la obligación deriva directamente del tamaño de la plantilla, independientemente de que la actividad desarrollada esté o no incluida entre las consideradas especialmente peligrosas.
Empresas de entre 250 y 500 trabajadores con actividades del Anexo I
También deben constituir un SPP aquellas empresas que tengan entre 250 y 500 trabajadores y desarrollen alguna de las actividades incluidas en el Anexo I del Reglamento de los Servicios de Prevención.
Entre las actividades recogidas en dicho Anexo se encuentran, entre otras:
- trabajos con determinadas exposiciones a radiaciones ionizantes;
- exposición a determinadas sustancias o mezclas peligrosas;
- fabricación, manipulación y utilización de explosivos;
- minería a cielo abierto o de interior;
- determinados trabajos de construcción con riesgos especialmente graves;
- industria siderúrgica y construcción naval;
- determinados trabajos con polvo silíceo;
- trabajos con riesgos eléctricos en alta tensión;
- determinadas actividades con agentes biológicos de los grupos 3 y 4.
La relación completa y las condiciones exactas deben comprobarse en el Anexo I del Real Decreto 39/1997.
Cuando interviene la Autoridad Laboral
Existe además un tercer supuesto.
La Autoridad Laboral puede requerir una determinada organización preventiva, previo informe de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y, cuando corresponda, de los órganos técnicos de las comunidades autónomas, atendiendo a circunstancias como la peligrosidad de la actividad o la frecuencia o gravedad de la siniestralidad de la empresa.
Es importante introducir aquí un matiz.
En este supuesto, el propio artículo 14 contempla la posibilidad de optar por el concierto de la actividad preventiva con una entidad especializada ajena a la empresa conforme al artículo 16, en lugar de constituir un SPP.
Por tanto, ante una resolución específica de la Autoridad Laboral debe analizarse el contenido de dicha resolución y la situación particular de la empresa.
¿Qué requisitos debe cumplir un Servicio de Prevención Propio?
Uno de los errores más habituales consiste en pensar que basta con contratar a varios técnicos de prevención.
El artículo 15 del Reglamento de los Servicios de Prevención establece requisitos organizativos y técnicos concretos.
1. Debe constituirse como una unidad organizativa específica
El Servicio de Prevención Propio debe ser una unidad organizativa específica dentro de la empresa.
Además, sus integrantes deben dedicar de forma exclusiva su actividad en la empresa a la finalidad preventiva del servicio.
Esto obliga a definir correctamente aspectos como:
- ubicación dentro del organigrama;
- dependencia jerárquica;
- funciones y responsabilidades;
- relación con la dirección;
- coordinación con RR. HH., producción, mantenimiento, ingeniería u otras áreas;
- participación de los trabajadores;
- canales de comunicación internos.
La prevención no debería quedar aislada dentro de un departamento técnico.
Uno de los objetivos fundamentales de cualquier sistema de gestión de Prevención de Riesgos Laborales es precisamente conseguir que la gestión de los riesgos forme parte de las decisiones habituales de la organización.
2. Debe disponer de medios humanos y materiales adecuados
La normativa no establece una cifra única de técnicos válida para todas las empresas.
El dimensionamiento debe responder a la realidad de cada organización.
Entre los factores que pueden influir están:
- número de trabajadores;
- actividad desarrollada;
- naturaleza de los riesgos;
- número de centros de trabajo;
- distribución geográfica;
- procesos productivos;
- turnos;
- actividades preventivas asumidas internamente;
- actividades que permanezcan externalizadas.
El Reglamento exige que el SPP disponga de instalaciones y medios humanos y materiales adecuados para desarrollar las actividades preventivas que tenga asignadas.
Por ello, dimensionar correctamente el servicio es una de las decisiones más relevantes durante su puesta en marcha.
¿Cuántas especialidades debe tener un Servicio de Prevención Propio?
El Servicio de Prevención Propio debe contar, como mínimo, con dos de las especialidades o disciplinas preventivas previstas reglamentariamente, desarrolladas por profesionales con la capacitación correspondiente.
Las cuatro disciplinas preventivas son:
- Seguridad en el Trabajo.
- Higiene Industrial.
- Ergonomía y Psicosociología Aplicada.
- Medicina del Trabajo.
No obstante, elegir qué disciplinas asumir internamente no debería reducirse simplemente a alcanzar el mínimo reglamentario.
Conviene analizar:
- cuáles son los principales riesgos de la empresa;
- qué actividades necesitan una presencia preventiva más cercana;
- qué conocimiento interesa mantener dentro de la organización;
- qué actividades pueden gestionarse eficazmente mediante recursos externos.
¿Puede un SPP trabajar con un Servicio de Prevención Ajeno?
Sí.
Constituir un Servicio de Prevención Propio no significa necesariamente internalizar toda la actividad preventiva.
El Reglamento establece que las actividades que no sean asumidas por el SPP deberán concertarse con uno o varios Servicios de Prevención Ajenos.
Por tanto, pueden existir modelos mixtos.
Por ejemplo, una empresa podría asumir internamente determinadas disciplinas preventivas y mantener otras actividades concertadas externamente.
La clave está en definir claramente:
- qué actividades corresponden al SPP;
- cuáles están externalizadas;
- qué responsabilidades tiene cada parte;
- cómo se comparte la información;
- cómo se coordinan los recursos internos y externos.
Esta delimitación resulta esencial para evitar duplicidades, vacíos de responsabilidad y problemas de coordinación.
Cómo constituir un Servicio de Prevención Propio paso a paso
Aunque cada organización necesita un planteamiento específico, la creación de un SPP puede estructurarse en varias fases.
1. Analizar la situación preventiva actual
Antes de diseñar una nueva estructura es imprescindible saber desde dónde parte la empresa.
El diagnóstico inicial debería analizar, entre otros aspectos:
- modalidad preventiva existente;
- número de trabajadores;
- centros de trabajo;
- procesos y actividades;
- evaluaciones de riesgos existentes;
- planificación preventiva;
- accidentalidad;
- recursos humanos disponibles;
- contratos con Servicios de Prevención Ajenos;
- formación;
- vigilancia de la salud;
- coordinación de actividades empresariales;
- procedimientos existentes;
- funcionamiento de los órganos de participación.
Este diagnóstico permite detectar carencias y decidir qué elementos pueden integrarse en el futuro SPP.
En proyectos de este tipo puede ser especialmente útil realizar un diagnóstico previo del sistema de gestión antes de modificar la estructura preventiva.
2. Definir qué asumirá el Servicio de Prevención Propio
Una de las decisiones más importantes consiste en establecer qué actividades y disciplinas va a asumir directamente la organización.
La respuesta no debería basarse únicamente en cumplir los mínimos legales.
Hay que analizar dónde resulta realmente útil disponer de conocimiento preventivo interno y permanente.
En empresas industriales complejas, por ejemplo, disponer de profesionales que conozcan profundamente los procesos, instalaciones y riesgos de la organización puede aportar un valor considerable.
3. Diseñar la estructura organizativa
Una vez definido el alcance, debe establecerse cómo funcionará el SPP.
Esto incluye:
- organigrama;
- dependencia jerárquica;
- funciones;
- responsabilidades;
- perfiles profesionales;
- recursos necesarios;
- coordinación entre especialidades;
- relación con responsables de centros;
- comunicación con dirección;
- relación con recursos preventivos externos.
El objetivo debería ser diseñar un Servicio de Prevención Propio capaz de participar en la gestión de la organización y no limitarlo a funciones administrativas.
4. Dimensionar los recursos humanos y materiales
El siguiente paso consiste en determinar los recursos necesarios para desarrollar las funciones definidas.
Cuando el SPP debe prestar servicio a varios centros de trabajo, también hay que considerar su distribución geográfica.
Entre los recursos que pueden necesitarse se encuentran:
- técnicos de prevención;
- profesionales especializados;
- equipamiento técnico;
- equipos de medición;
- herramientas de gestión;
- sistemas documentales;
- software;
- medios para formación;
- recursos para inspecciones e investigación de incidentes.
La combinación concreta dependerá de cada organización.
5. Definir procedimientos preventivos
Crear una estructura organizativa sin establecer cómo debe trabajar genera un SPP formalmente constituido pero poco operativo.
Por ello, deben definirse procedimientos para las principales actividades preventivas.
Por ejemplo:
- evaluación de riesgos;
- planificación preventiva;
- investigación de accidentes e incidentes;
- gestión de equipos de protección;
- formación e información;
- coordinación de actividades empresariales;
- gestión del cambio;
- situaciones de emergencia;
- trabajadores especialmente sensibles;
- inspecciones;
- acciones correctivas;
- indicadores;
- comunicación y reporting.
Una consultoría especializada en Prevención de Riesgos Laborales puede ayudar a estructurar estos procesos y adaptarlos al funcionamiento real de la empresa.
6. Integrar la prevención en toda la organización
Este es uno de los aspectos más importantes.
El Servicio de Prevención Propio no debería convertirse en “el departamento que se ocupa de la prevención” mientras el resto de la organización se limita a remitirle los problemas.
La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y su desarrollo reglamentario parten del principio de integración de la prevención en el sistema general de gestión de la empresa.
Esto implica involucrar a áreas como:
- dirección;
- producción;
- mantenimiento;
- RR. HH.;
- ingeniería;
- compras;
- logística;
- responsables de centros.
El SPP aporta conocimiento especializado y soporte técnico, pero la gestión preventiva debe formar parte de las responsabilidades de toda la estructura empresarial.
Esta filosofía también está alineada con modelos de gestión como ISO 45001, que RCQuality integra dentro de sus proyectos de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales.
7. Implantar una sistemática de seguimiento
La constitución del SPP no termina cuando se define su organigrama.
Es necesario establecer mecanismos que permitan comprobar periódicamente si el sistema funciona.
Entre ellos pueden incluirse:
- objetivos preventivos;
- indicadores;
- revisiones periódicas;
- seguimiento de acciones;
- reuniones con responsables;
- análisis de accidentalidad;
- inspecciones;
- auditorías;
- revisión por la dirección.
El artículo 15 del Real Decreto 39/1997 establece además la elaboración anual de una memoria y programación anual del Servicio de Prevención, que deberá mantenerse a disposición de las autoridades laborales y sanitarias competentes y del Comité de Seguridad y Salud.
¿Es obligatorio comunicar la constitución del SPP a la Autoridad Laboral?
Es una de las preguntas más habituales.
Según explica el Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo (INSST), el Real Decreto 39/1997 no establece con carácter general una obligación de notificar a la Autoridad Laboral la constitución de un Servicio de Prevención Propio.
Sin embargo, el propio INSST advierte de que puede existir normativa autonómica específica, por lo que conviene comprobar siempre los requisitos aplicables en la comunidad autónoma correspondiente.
¿Un Servicio de Prevención Propio tiene que someterse a auditoría?
La normativa también establece mecanismos de control sobre los sistemas preventivos gestionados mediante recursos propios.
Los artículos 29 y siguientes del Real Decreto 39/1997 regulan las auditorías o evaluaciones externas del sistema de prevención.
Por este motivo, la futura auditoría no debería considerarse únicamente cuando llegue el momento de realizarla.
Conviene diseñar desde el principio:
- procedimientos;
- registros;
- responsabilidades;
- indicadores;
- evidencias de seguimiento;
- mecanismos de mejora.
En RCQuality también desarrollamos auditorías internas de sistemas de gestión, que pueden ayudar a identificar desviaciones y oportunidades de mejora antes de una evaluación externa o dentro del propio proceso de mejora del sistema.
Errores frecuentes al constituir un Servicio de Prevención Propio
La dificultad de poner en marcha un SPP no está únicamente en cumplir los requisitos legales.
Los principales problemas aparecen cuando hay que convertir el diseño teórico en una estructura realmente funcional.
Dimensionar el servicio únicamente pensando en el mínimo legal
Cumplir el mínimo reglamentario no garantiza que los recursos sean suficientes para gestionar los riesgos reales de la organización.
No definir claramente qué se internaliza y qué se externaliza
Las fronteras poco claras pueden generar duplicidades o actividades sin responsable definido.
Crear un departamento preventivo aislado del negocio
La prevención debe integrarse en las decisiones y responsabilidades de las diferentes áreas de la empresa.
Copiar el funcionamiento del anterior Servicio de Prevención Ajeno
La constitución de un SPP supone un cambio de modelo.
Es una oportunidad para revisar y adaptar procesos a la realidad de la organización.
Centrarse excesivamente en la documentación
La documentación es necesaria, pero el objetivo final debe ser gestionar y controlar los riesgos.
No preparar el sistema pensando en su evaluación
Diseñar procedimientos, indicadores y registros desde el inicio facilita posteriormente las actividades de seguimiento y auditoría.
SPP y SPA: dos recursos que pueden complementarse
Servicio de Prevención Propio y Servicio de Prevención Ajeno no son necesariamente modelos excluyentes.
Una empresa puede disponer de un SPP y mantener externalizadas aquellas actividades preventivas que no asuma internamente.
| Servicio de Prevención Propio | Servicio de Prevención Ajeno |
|---|---|
| Forma parte de la organización | Es una entidad especializada externa |
| Mantiene conocimiento preventivo dentro de la empresa | Aporta capacidades y recursos externos |
| Debe contar con al menos dos disciplinas preventivas | Puede cubrir actividades no asumidas por el SPP |
| Requiere recursos humanos y materiales propios | Su alcance se establece mediante el correspondiente concierto |
| Facilita un conocimiento profundo de procesos y riesgos internos | Puede complementar necesidades especializadas |
La cuestión realmente importante no consiste simplemente en elegir entre uno u otro.
Consiste en determinar qué combinación permite gestionar mejor los riesgos y cumplir adecuadamente las obligaciones preventivas de la empresa.
¿Cómo puede ayudar RCQuality a poner en marcha un Servicio de Prevención Propio?
Crear un SPP implica tomar numerosas decisiones antes de que el servicio empiece a funcionar.
Es necesario analizar la situación actual, definir el modelo organizativo, establecer responsabilidades, desarrollar procedimientos e integrar la prevención en el sistema de gestión de la empresa.
A través de nuestra consultoría en Prevención de Riesgos Laborales, RCQuality puede acompañar a las organizaciones en el diseño y mejora de sus sistemas de gestión preventiva.
Un proyecto de acompañamiento puede abordar aspectos como:
- análisis de la situación existente;
- identificación de requisitos;
- definición de procesos y responsabilidades;
- desarrollo de procedimientos;
- integración del sistema preventivo;
- establecimiento de indicadores;
- seguimiento del sistema;
- preparación para auditorías;
- formación del equipo.
La formación en Prevención de Riesgos Laborales también puede desempeñar un papel importante durante la transición, especialmente cuando cambian las funciones y responsabilidades de técnicos, mandos y responsables de área.
El objetivo no debería ser únicamente “tener constituido un SPP”, sino disponer de una estructura preventiva que funcione, se integre en la organización y sea capaz de evolucionar con ella.
Preguntas frecuentes sobre el Servicio de Prevención Propio
¿A partir de cuántos trabajadores es obligatorio un Servicio de Prevención Propio?
Con carácter general, las empresas con más de 500 trabajadores deben constituir un Servicio de Prevención Propio.
También deben hacerlo las empresas de entre 250 y 500 trabajadores que desarrollen actividades incluidas en el Anexo I del Real Decreto 39/1997.
¿Cuántas especialidades debe tener un Servicio de Prevención Propio?
Como mínimo, debe contar con dos disciplinas preventivas, desarrolladas por profesionales con la capacitación correspondiente.
¿Cuáles son las cuatro disciplinas preventivas?
Son:
- Seguridad en el Trabajo.
- Higiene Industrial.
- Ergonomía y Psicosociología Aplicada.
- Medicina del Trabajo.
¿Puede un Servicio de Prevención Propio trabajar con un SPA?
Sí.
Las actividades preventivas que no sean asumidas por el SPP pueden concertarse con uno o varios Servicios de Prevención Ajenos en los términos previstos por la normativa.
¿Hay que comunicar la constitución de un SPP a la Autoridad Laboral?
Con carácter general, el Real Decreto 39/1997 no establece esta obligación.
Así lo recoge el INSST en sus preguntas técnicas frecuentes sobre gestión preventiva, aunque puede existir normativa específica en determinadas comunidades autónomas.
¿Los técnicos del SPP deben dedicarse exclusivamente a prevención?
Sí.
El artículo 15 del Reglamento de los Servicios de Prevención establece que los integrantes del SPP deben dedicar de forma exclusiva su actividad en la empresa a la finalidad del servicio.
Constituir un Servicio de Prevención Propio: mucho más que cumplir una obligación
La creación de un Servicio de Prevención Propio supone un cambio importante en la forma en que una organización gestiona sus riesgos laborales.
Implica crear una estructura interna, asignar recursos, seleccionar las disciplinas que se asumirán, establecer responsabilidades, coordinar actividades externas y conseguir que la prevención forme parte de las decisiones habituales de la empresa.
Cuanto mayor sea la organización, el número de centros de trabajo y la complejidad de sus riesgos, más importante será definir correctamente el modelo desde el principio.
Si tu empresa necesita constituir, reorganizar o mejorar su Servicio de Prevención Propio, podemos ayudarte a analizar la situación de partida y desarrollar un sistema preventivo adaptado a vuestra organización.
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