Consultoría para constituir un Servicio de Prevención Propio (SPP)

¿Cómo puede ayudarte RCQuality?

En RCQuality abordamos la prevención desde una perspectiva de sistema de gestión, ayudando a las empresas a estructurar procesos, responsabilidades e indicadores para mejorar el funcionamiento de su organización preventiva. Nuestro trabajo puede adaptarse al punto en el que se encuentre tu empresa.

1. Diagnóstico de la situación actual

Antes de definir el futuro SPP analizamos el modelo preventivo existente y el punto de partida de la organización. Entre otros aspectos, pueden revisarse:

• organización preventiva actual;
• estructura empresarial;
• centros de trabajo;
• plantilla;
• riesgos existentes;
• procedimientos;
• evaluaciones;
• planificación preventiva;
• recursos disponibles;
• actividades externalizadas;
• indicadores;
• documentación;
• coordinación entre áreas.

El objetivo es identificar qué existe, qué funciona y qué debe modificarse. Si prefieres empezar por una revisión previa, consulta nuestro servicio de diagnóstico de situación en sistemas de gestión.

2. Diseño de la estructura del Servicio de Prevención Propio

Definimos una estructura adaptada a las características y necesidades de la organización. Esto puede incluir:

• alcance del SPP;
• organigrama;
• funciones;
• responsabilidades;
• disciplinas preventivas;
• coordinación interna;
• relación con dirección;
• relación con responsables de áreas y centros;
• interacción con recursos externos.

El objetivo es evitar estructuras preventivas excesivamente burocráticas y facilitar que el SPP pueda funcionar dentro de la operativa real de la empresa.

3. Dimensionamiento de recursos

Ayudamos a analizar los recursos que necesitará el sistema preventivo teniendo en cuenta las características de la organización. Entre los factores a valorar pueden encontrarse:

• número de centros;
• número de trabajadores;
• distribución geográfica;
• características de la actividad;
• complejidad de los riesgos;
• disciplinas asumidas;
• necesidades de coordinación;
• actividades externalizadas.

Un Servicio de Prevención Propio debe estar dimensionado para la realidad de la empresa, no únicamente para cumplir formalmente un requisito.

4. Definición de procesos y procedimientos

Un SPP necesita una sistemática clara de funcionamiento. Podemos ayudarte a estructurar procedimientos relacionados con cuestiones como:

• evaluación de riesgos;
• planificación preventiva;
• gestión de acciones;
• investigación de incidentes y accidentes;
• inspecciones;
• emergencias;
• formación;
• coordinación de actividades empresariales;
• gestión del cambio;
• trabajadores especialmente sensibles;
• comunicación;
• seguimiento;
• indicadores.

Los procedimientos deben ser utilizables por la organización y no convertirse en documentación que apenas se consulta.

5. Integración de la prevención

Uno de los principales retos de cualquier Servicio de Prevención Propio es evitar que la prevención quede aislada dentro de un departamento. Producción, mantenimiento, RR. HH., ingeniería, compras y dirección toman decisiones que pueden afectar directamente a la seguridad y salud de los trabajadores.

Por ello, trabajamos para integrar el sistema preventivo dentro del funcionamiento de la empresa y establecer responsabilidades claras entre las distintas áreas. Este enfoque forma parte de nuestros servicios de Consultoría en Prevención de Riesgos Laborales.

6. Indicadores y cuadro de mando

Lo que no se mide resulta difícil de gestionar. Podemos ayudar a establecer indicadores que permitan conocer el funcionamiento del sistema preventivo y facilitar la toma de decisiones. Por ejemplo:

• evolución de accidentes e incidentes;
• acciones preventivas abiertas y cerradas;
• cumplimiento de planificación;
• inspecciones realizadas;
• formación;
• desviaciones detectadas;
• cumplimiento de objetivos.

RCQuality incluye entre sus servicios de gestión preventiva la definición de indicadores de desempeño en PRL y cuadros de mando.

7. Preparación para auditorías

Las organizaciones que desarrollan actividades preventivas mediante recursos propios deben considerar los requisitos de auditoría establecidos en el Reglamento de los Servicios de Prevención. Diseñar el sistema pensando desde el inicio en su capacidad para ser evaluado ayuda a evitar problemas posteriores.

Procedimientos, responsabilidades, evidencias, registros e indicadores deben permitir demostrar no solo que existe un sistema, sino que se aplica. RCQuality también desarrolla servicios de auditoría para empresas que pueden contribuir a detectar desviaciones y oportunidades de mejora.

8. Formación del equipo

Una nueva estructura preventiva puede requerir también que responsables, mandos y trabajadores comprendan sus nuevas funciones. La formación ayuda a que el modelo definido sobre el papel llegue realmente al funcionamiento diario.

RCQuality dispone también de formación presencial en sistemas de gestión, incluyendo contenidos relacionados con Prevención de Riesgos Laborales e ISO 45001.