Ofrecer al mercado productos o servicios seguros y de calidad es, o debe ser, la prioridad de cualquier empresa. Además cada vez los consumidores son más exigentes en este sentido, como también lo son las leyes y el mercado en sí mismo. En muchas ocasiones, para poder exportar sus productos o acceder a las grandes cadenas de distribución, las empresas se ven obligadas a obtener algún certificado de Calidad o de Buenas Prácticas de Fabricación (BPF) o a someterse a auditorías de segunda parte para corroborar que sus productos y servicios son seguros y cumplen con los estándares de calidad deseados.
Para responder a estas crecientes exigencias en materia de calidad, la mejor opción que tienen las empresas es desarrollar, implantar y MANTENER un Sistema de Gestión de Calidad (SGC). Y hacemos especial hincapié en lo de mantener puesto que para beneficiarse de todas las ventajas que puede suponer contar con un SGC en la empresa (reducción de costes, mejora continua, aumento de la productividad, reducción de incidencias relacionadas con la calidad o la seguridad de los productos/servicios…), es muy importante que los procesos y estándares marcados por del SGC se integren en la forma de hacer de la empresa y en su cultura a largo plazo.
Sistemas de Gestión de Calidad (SGA) y norma ISO 9001
Contar con un Sistema de Gestión de Calidad no implica necesariamente el auditarse y certificarse en la norma ISO 9001 o en cualquiera de las otras normas existentes en materia de calidad como la Q – Calidad, para empresas turísticas; la IATF 16949 para empresas del sector de la Automoción o la UNE 158101 para Residencias de la Tercera Edad.
Sin embargo, lo ideal es implantar un Sistema de Gestión de Calidad que cumpla los requisitos de alguna de estas normas (la que más convenga según el sector y características) y certificarse.
De esta forma, además de mejorar la calidad de sus productos o servicios, las empresas obtienen un sello distintivo que les permite demostrar ante otros (clientes, proveedores, socios, administraciones, etc.) su compromiso con la calidad y su buen hacer.
Definiendo un Sistema de Gestión de Calidad o SGC
La norma ISO 9001, la más representativa y reconocida en el ámbito de la calidad, viene a definir un SGC como un conjunto de políticas, procesos y procedimientos, debidamente documentados, que juntos deben garantizar el cumplimiento de los objetivos de calidad de la organización.
Consejos para mantener un Sistema de Gestión de Calidad en perfectas condiciones
Una vez hayamos diseñado e implementado nuestro Sistema de Gestión de Calidad no podemos caer en el error de pensar que ya está todo hecho. Este tipo de sistemas tienen puesto su foco en la mejora continua y, por tanto, cuando se mantienen en el tiempo es cuando más rentables y beneficiosos resultan.
Además, la validez de la certificación en ISO 9001, por poner el ejemplo más común, es de 3 años, tras los cuales hay que volver a pasar una auditoría completa. La norma exige también someterse a auditorías de control (menos exhaustivas) anualmente.
Por tanto, tras implantar nuestro Sistema de Gestión de Calidad (y obtener nuestra certificación en Calidad) no podemos dormirnos en los laureles sino que deberemos seguir trabajando.
En RCQuality, desde nuestra experiencia como consultores en materia de Calidad, podemos decir que a la hora de mantener un Sistema de Gestión de Calidad con éxito, lo que funciona es:
- Elaborar un calendario con todas las tareas que recoge el Sistema de Gestión de Calidad junto a sus responsables y sus tiempos. Mantener un SGC requiere de un trabajo en equipo. Las tareas, los objetivos, los indicadores, etc. deben ser claros y concisos.
- Es importante tambiénhacer labores de seguimiento: reuniones periódicas, análisis de indicadores y puntos críticos, etc.
- Articular canales de comunicación interna eficaces. Es importante que cualquier miembro del equipo pueda comunicar fallos en el sistema, propuestas de mejora, dudas, etc.
- Mantener en todo momento informada e implicada a la alta dirección. Quienes toman las decisiones y deciden dónde se destinan los recursos de la organización no pueden permanecer ajenos al proceso.
- Del mismo modo, es muy importante formar y capacitar a todo el equipo, incluidas las nuevas incorporaciones. Todos los implicados deben estar formados en aquellas cuestiones importantes para el mantenimiento del SGC (procesos, protocolos, etc.).
- Fomentar en el seno de la empresa cultura de la mejora continua.
- Debemos estar muy atentos también al os posibles cambios normativos o legislativos.
- No descuidar el trabajo de documentación. Procesos, cambios, errores detectados, soluciones implementadas, etc. Todo ello debe de quedar reflejado en el Manual de Calidad y en los Planes de Acción.
- Realizar auditorías internas periódicas.
- También puede resultar interesante hacer uso de algún software de gestión que nos ayude a automatizar tareas y a llevar un control.
Y el último consejo, aunque no por ello menos importante, sería el de contar con asesoramiento y ayuda profesional. El trabajo de empresas como RCQuality es precisamente este.
Nuestros expertos pueden ayudar a las empresas a mantener sus Sistemas de Gestión de Calidad y a obtener y renovar sus certificaciones en calidad de muchas formas: realizando las auditorías de control periódicas, detectando elementos de mejora y proponiendo soluciones ajustadas a las circunstancias de cada caso, impartiendo formaciones para el equipo…
Ponte en contacto con nosotros y veremos en qué forma podemos ayudarte con tu Sistema de Gestión de Calidad.